Різне

Особиста справа працівника зразок і бланк

18.06.2016

Формування особової справи працівника

Формування особової справи співробітника або студента Внз відбувається протягом досить тривалого часу, у період навчання або роботи на підприємстві. Документи, які містяться у справі, відображають відомості про трудову діяльність або про досягнення в процесі навчання. Будь-який документ, що має відношення до даних видів занять, заноситься в особову справу.

Закон зобов’язує всі державні і муніципальні органи влади заводити особові справи службовців та працівників даних підприємств (Указ Президента РФ від 30 травня 2005 р. за № 609). Організації, що не належать до перелічених вище сфер діяльності, не зобов’язані дотримуватися цього порядку. У більшості випадків, керівники підприємств самі визначають потребу у веденні особових справ співробітників.

Правильно сформовані та своєчасно укомплектовані особові справи на працівників є досить корисними документами. Такий спосіб концентрації та впорядкування відомостей, по-перше, забезпечує кращу схоронність документів, по-друге, дозволяє отримати швидкий доступ до інформації.

Документи у складі

Основні документи, які повинні входити до складу особової справи працівника:

  • заява про прийом на роботу;
  • документ, що підтверджує трудові відносини між працівником і підприємством (контракт, договір);
  • листок обліку кадрів з додатком;
  • автобіографічні відомості про співробітника;
  • дипломи, атестати, свідоцтва та інші документи, що підтверджують освітній рівень, а також різні відомості про підвищення кваліфікації;
  • накази, протоколи, висновки конкурсних комісій і результати тестувань, або інші документи, що підтверджують займану посаду;
  • листи-рекомендації, характеристики, клопотання;
  • посадова інструкція;
  • дані паспорта, свідоцтво про шлюб (копія);
  • копії наказів або витягів, уявлення, що свідчать про переведення на інші посади;
  • документи, що підтверджують заохочення, нагородження, подяки, стягнення;
  • документи, що підтверджують відомості про доходи, майно співробітника (стосується муніципальних і державних службовців);
  • інші незатребувані документи (дипломи, свідоцтва, трудові та медкнижки та ін.);
  • заяви про звільнення, перекладі, у вигляді копій або витягів;
  • інші документи, передбачені законодавством.

Ведення

В основі складання переліку особистого справи лежить принцип хронології, і у відповідності з ним всі папери повинні підшиті в справу по мірі їх появи або надходження. Після звільнення працівників, їх особові справи закриваються у відповідності з вимогами правил діловодства і переносяться до архіву. Справи працівників, що перебували на державній службі, протягом 10-ти років знаходяться на зберіганні у відділі кадрів. Пов’язано це з тим, що при перекладі такого працівника на нове місце служби справа переміщається разом з ним. Особисті справи інших співробітників передаються в архів після закінчення 3-річного терміну після дати їх завершення.

Документи, що знаходяться в складі справи, вважаються важливими, на них необхідно складати внутрішній перелік (опис) за встановленою формою, а їх нумерація проводиться окремо. Перед відправленням справи в архів на зберігання, кількість аркушів відображається в доданому засвідчувальний аркуш.

На кожного працівника особиста справа ведеться як самостійний пакет документів. Тільки в умовах зберігання дозволяється кілька окремих папок з особистими справами зшивати в згрупований наряд під одним титульним аркушем. При цьому внутрішній опис документів повинна містити перелік всіх особистих справ, що перебувають у наряді, з зазначенням ПІБ та номери аркушів кожного пакету документів.

У більшості випадків сформовані справи мають істотні розміри, і набагато зручніше кожне з них зберігати як окрему одиницю, а не зшивати в товсті і незручні пачки. При цьому на кожного працівника ведеться самостійне особиста справа, що визначено нормативними актами.

Порядок оформлення

Обкладинка папки зі сформованим особистою справою співробітника повинна містити наступну інформацію:

  • зазначення ПІБ працівника в називному відмінку (це вважається заголовком особової справи);
  • можливі варіанти написання імені, прізвища або по батькові працівника, зафіксовані в документах (зміна прізвища після шлюбу або його розірвання і тому подібні випадки). Наприклад, Сафарова Махребан Каниз кизи (Марія Костянтинівна), Назарова (Кравченко) Анастасія Валентинівна тощо;
  • при архівуванні особистих справ зшиті папки, в яких знаходиться по кілька пакетів документів, крім найменування заголовка мають літерні індекси, що вказують на те, що тут знаходяться особисті справи працівників, прізвища яких починаються на певні літери: наприклад, «А»-«До» 2010 р.;
  • дати прийняття на роботу і звільнення мають співпадати із зазначеними числами в наказах або виписках;
  • особисті справи можуть містити документи, дати на яких є бути більш ранніми, ніж співробітники офіційно прийняті на роботу. В даному випадку це не має значення при визначенні строків особистих справ;
  • згідно статті № 656 Типового переліку, особові справи керівників не мають крайнього терміну зберігання, а документи працівників зберігаються 75 років від дати їх звільнення, незалежно від віку.

Важливо не забувати вносити документи в хронологічному порядку і нумерувати всі листи особистих справ, що значно спростить процес їх ведення і пошуку потрібної інформації.

Особиста справа працівника зразок і бланк
Зразок оболожки особистого справи завантажити (Розмір: 37,0 KiB | Завантажень: 13 184)

Особиста справа працівника зразок і бланк
Бланк внутрішнього опису документів особової справи працівника завантажити (Розмір: 16,0 KiB | Завантажень: 10 552)

Короткий опис статті: особисте Як сформувати і вести особову справу працівника. Зразок і приклад бланка особової справи скачати.

Джерело: Особиста справа працівника зразок і бланк

Також ви можете прочитати